كيفية معالجة التغييرات في إدارة المشروع

يشعر المرء من أعماق نفسه بأن هناك تغييرات لا يتمكن من السيطرة عليها، فمهما كانت جودة الخطة التي قام بإعدادها لا بدَّ ان يكون هناك أمور غير متوقعة.

إدارة المشاريع:

إدارة المشروع: هي تطبيق المعرفة والمهارة والأدوات والتقنيات المتوفرة على أنشطة المشروع لمواجهة احتياجاته، وهي التخطيط والتحكم في كل جوانب المشروع، وتحفيز كل الأطراف لتحقيق أهداف المشروع في الوقت المحدد والتكلفة والأداء.

أنواع التغييرات وكيفية السيطرة عليها:

التغييرات الصغيرة: هي التغيرات التي تظهر أثناء المراقبة ويمكن ضبطها أو السيطرة عليها، باتخاذ إجراء فوري ومباشر وباتخاذ إجراءات تصحيحية وعلاجية.

التغييرات الكبيرة: هي أكثر خطورة من التغييرات الصغيرة وتحتاج إلى فحص أدق وأشمل، وقد يكون مصدرها إمّا العميل أو المستخدم النهائي أو راعي المشروع أو المشاكل الفنية. وكلّها يمكن أن تؤدي إلى إعادة التخطيط للمشروع وتعديل الأهداف، وأي تغيير يتوقع له أن يحدث إعادة تخطيط وأن يؤثر على الوقت الكلّي للمشروع كما هو مجدول حاليًا يجب أن يُعالج بطريقة رسمية.

أمور يجب عليك أن تقوم بفحصها لملاحظة التغييرات:

  • المصدر الذي طلب التغيير.
  • تكلفة إجراء التغيير وأثرها.
  • الأسباب التي تجعل التغيير ضروري.
  • تأثير التغيير على القيود المفروضة على المشروع.
  • فوائد إجراء التغيير وأثرها.
  • تأثير التغيير على احتياجات المصادر.
  • عواقب التوقف عن العمل في هذه المرحلة.
  • أية زيادة أو نقصان في مخاطر المشروع.
  • تكلفة إجراء التغيير وأثرة.
  • تأثير التغيير على أهداف المشروع.

ويمكن أن ينطوي التغيير الكبير في المشروع على تثبيط كبير لأعضاء الفريق، إلا إذا كان ذلك التغيير أمر سعو إليه بأنفسهم لصالح المشروع. وقد يكون التغيير الكبير في أحد المشاريع له تأثير خطير وكبير على مدى توافر المصادر لمشروع آخر، ويجب أن تحظى كل التغييرات الكبيرة بموافقة العميل وراعي المشروع، قبل اتخاذ القرار بإعادة التخطيط، وحاول أن تتوصل إلى حلول بديلة وأن تقوم بتفحص النتائج والمخاطرة قبل أن تسعى للحصول على موافقة العميل على التغيير. وكذلك صمّم استمارة معيارية لرسمنة طلبات التغيير، فذلك يعمل في أغلب الأحيان على الاختفاء المفاجئ للعديد من التغييرات المحتملة.

شاهد أيضاً

ما هي إدارة المرافق؟

هذه المقالة هي مقدمة موجزة ولكنها موجزة لجوهر الصيانة التنظيمية. وفقًا لاتحاد إدارة المرافق الدولية …