الرئيسية / الريادة / أفضل 10 تطبيقات لتنظيم الأعمال وتحسين الإنتاجية

أفضل 10 تطبيقات لتنظيم الأعمال وتحسين الإنتاجية

الإنتاجية تعني إنجازاً أكثر. غالباً ما تكون أدواتك الأساسية متخصصة في مهام معينة. إذا كنت تكتب تقارير ستحتاج إلى معالج نصّي، وإذا كنت تصمم سيارة ستحتاج إلى برنامج تصميم بمساعدة الكمبيوتر.

لكن الأمر الذي تحتاج إليه معظم الوظائف بشكل مشترك، وتخطيط المهام، ووضع جدول زمني، وتسجيل الملاحظات.

يتناول هذا المقال مجموعة من أفضل تطبيقات ويندوز لتحسين الإنتاجية وتنظيم المشروعات وإنجاز المهام، بحسب موقع Life Wire الأمريكي.

1-Microsoft Outlook: أفضل تطبيقات تنظيم المهام ومعيار القياس لهذه الفئة

ميزاته

  • نظام قوي يجمع بين التقويم، والمهام، والملاحظات، والبريد الإلكتروني
  • توليفة مُجربة ومُختبرة
  • فئات يمكن استخدامها في سياقات ومشروعات GTD «إنجاز المهام».. إلخ
  • مرشحات معقدة
  • مزامنة مع أجهزة الهواتف
  • ملاحظات يمكن استخدامها لتسجيل الأفكار بسرعة لمعالجتها لاحقاً

عيوبه

  • قد يصبح معقداً أكثر من اللازم
  • إعداد GTD يحتاج للقليل من المهارة والإلمام بالأمور التقنية

يعتبر Outlook حتى الآن أشهر نظام تقويم وبريد إلكتروني في عالم الأعمال. ويجمع توليفة إنتاجية مُجربة ومُختبرة من التقويم، والمهام، والملاحظات، وجهات الاتصال.

وظل من الممكن مزامنة هذا النوع من البيانات مع أجهزة الهواتف للعديد من السنوات، بدءاً من أجهزة Psion Organiser في عام 1984 وصولاً إلى أجهزة بلاكبيري.

خصائص مثل الفئات تتيح لك تحديد وترشيح العناصر بأي طريقة تريدها إلى حد كبير، ما يجعلها أداة قوية لإنجاز المهام. وهناك نظام مشترك يتمثل في السياقات التي تحمل البادئة «@»، مثل «َ@المنزل»، «@العمل».

هذا يعني قدرتك على ترشيح قائمة المهام لترى المهام المرتبطة بوقت معين فقط.

2-Google Calendar: بديل مجاني لبرامج تحسين الإنتاجية

تقدم حزمة جوجل نظام تقويم ومهام أبسط كثيراً من Outlook. يمتاز Google Calendar بسهولة الاستخدام بالرغم من عدم إمكانية استخدام الفئات لتحديد فترات تنفيذ «إنجاز المهام» المناسبة. كما أن النظام السحابي رائع لمشاركة التقويمات المختلفة.

3- CompanionLink: مزامنة البيانات بين تطبيقات تحسين الإنتاجية على جهاز الكمبيوتر والهاتف

ميزاته

  • مزامنة  Outlook مع نظام أندرويد أو iOS
  •  مزامنة كاملة تتضمن الفئات
  •  مزامنة مجالات مخصصة

عيوبه

  • تكلفة 49.95 دولار لمزامنة هاتفك
  •  رسوم أكبر لمزامنة سحابية

للحفاظ على مزامنة كل البيانات لبرنامج Outlook على جهاز الكمبيوتر والهاتف، سيكون CompanionLink أفضل تطبيق لتلك المهمة.

معظم الحلول الأخرى ستقوم بمزامنة بعض البيانات فقط، بحيث لا تتم مزامنة خصائص مثل الفئات.

بينما يقوم CompanionLink بمزامنة كل شيء في قاعدة بيانات Outlook القياسية، حتى أنه يتيح لك تهيئة خانات مخصصة.

4- Windows Notepad: عندما تريد البساطة

ميزاته

  •  ملاحظات جانبية بسيطة ومجاناً
  •  المرونة
  •  يأتي مجاناً مع نظام ويندوز
  •  إعادة تنسيق النص ليناسب النوافذ من أي حجم

عيوبه

  •  لا يقوم بأي شيء تلقائياً
  •  لا يتزامن مع أجهزة الهواتف

عندما يتعلق الأمر بالعصف الذهني وصياغة خطة، تكون البساطة غالباً أفضل، ولا يمكنك أن تجد ما هو أبسط من Notepad.

ناك عدد قليل من الأدوات التي يمكنها أن تقدم لك طريقة مباشرة لكتابة أفكارك، بدون تشتيت انتباهك بالتنسيق أو خصائص البرنامج.

الميزة الرائعة الأخرى لـ Notepad عن التطبيقات الأخرى هي إعادة تنسيق النص ليلائم النوافذ من أي حجم، ما يتيح لك الاستفادة القصوى من أي مساحة متوفرة على سطح المكتب.

من السهل أن تنسى وجود Notepad على جهازك، بالرغم من وجوده منذ الإصدار الأول لويندوز في 1985، ولكن أحياناً لا يمكنك التغلب على الأصل.

5-Microsoft Excel: البساطة مع الحسابات

ميزاته

  •  بسيط ومرن للتخطيط
  •  سهولة حساب حجم العمل والجدول الزمني

عيوبه

  • لا توجد تذكيرات

يمكن استخدام Microsoft Excel في العديد من الاستخدامات لتنظيم البيانات وإجراء الحسابات. ويمكن كذلك أن يكون أداة رائعة لتخطيط المشروعات وتحديد الجداول الزمنية.

يمكنك إدراج قائمة المهام بسهولة، إلى جانب الوقت المطلوب لإكمالها. وسيتمكن البرنامج من حساب إجمالي الزمن المطلوب، فضلاً عن أوقات البداية والنهاية المستهدفة.

من السهل قصّ ولصق المهام وضبط الأوقات أثناء تخطيط مشروعك.

6- Microsoft Project: لإدارة المشروعات الهامة

ميزاته

  •  برنامج إدارة مشروعات قياسي
  •  الجدولة الزمنية للأنشطة الهامة
  •  موازنة تخصيص الموارد

عيوبه

  • يحتاج وقت للتعلم
  •  قد يستغرق استخدامه الكثير من الوقت

تتضمن المشروعات المعقدة أنشطة متعددة تحدث في نفس الوقت، وأنشطة لا يمكن أن تبدأ حتى تكتمل مشروعات أخرى، والحاجة لتخصيص الموارد العديدة.

لهذا النوع من المشروعات، يعتبر Microsoft Project البرنامج القياسي لإدارة المشروعات.

ولكن بالرغم من أنه برنامج قوي جداً، قد يستغرق استخدامه الكثير من الوقت.

7- Google Keep: للاحتفاظ بالملاحظات اللاصقة في التخزين السحابي

ميزاته

  • مرونة بتسجيل الملاحظات البصرية
  •  إنشاء قوائم تحقق قابلة لإعادة الاستخدام
  •  تعيين تذكيرات بالوقت أو الموقع

عيوبه

  • المواقع يجب أن تكون موقع واحد

تم تصميم Google Keep ليبدو مثل الملاحظات اللاصقة، ولكنه يقوم بأكثر من ذلك، حيث يدعم أيضاً الرسومات، والصور، والنص، والقوائم.

وهو متاح على الإنترنت، لاستخدامات أجهزة الكمبيوتر بشكل أساسي، ويمكن مزامنته مع نظام أندرويد وiOS. يمكن تعيين التذكيرات حسب الوقت أو الموقع، ولكن يجب أن تكون موقع واحد فقط.

ومن المعيب كذلك ألا تتزامن تلك الخاصة مع خرائط جوجل، سيكون من الرائع أن تتمكن من طلب «التذكير عن الوصول لمحطة الوقود».

8- Windows Sticky Notes: بديل لـ Notepad

ميزاته

  •  تسجيل ملاحظات بسيط بدون تشتيت
  •  مزامنة مع أندرويد

عيوبه

  •  بدون مزامنة لأجهزة آيفون

Sticky Notes خاصية مدمجة في ويندوز 10 تُمكِّن المستخدمين من تسجيل ملاحظات نصية يمكن إعادة تنسيقها لتلائم النوافذ من أي حجم، مثل الملف النصّي في Notepad.

من الممكن استخدام تنسيقات أكثر قليلاً، ولكن أكبر فارق هو تخزين كل شيء في موقع واحد ويمكن مزامنته مع جهاز أندرويد.

9- SimpleMind: تطبيق تخطيط ذهني رائع لتحسين الإنتاجية

ميزاته

  •  مذكرات بصرية
  •  تسلسل هرمي منظم
  •  مزامنة عبر كل المنصات

عيوبه

  •  طريقة العرض قد تعيق الأفكار

يعتبر MindMapping طريقة رائعة للعصف الذهني وتسجيل الملاحظات مُصمم ليُماثل الطريقة التي يعمل بها العقل، ويُقال إنه يحسن من الذاكرة والإبداع. يحقق SimpleMind ذلك عن طريق تمكين المستخدمين من إنشاء خرائط ذهنية على أنظمة ويندوز، وماك، وأندرويد، وiOS.

ويمكن مزامنة الخرائط المُصممة والمنتهية عبر منصات Dropbox  أو Google Drive، بحيث يمكنك الوصول إليهم من أي جهاز.

10- Trello: برنامج لتحسين الإنتاجية مع إمكانية التخزين السحابي للوحات «كانبان»

ميزاته

  • نظام بصري بسيط
  •  رائع للفرق الموزعة التي تحتاج إلى تصوّر حجم العمل

عيوبه

  • لا يقوم بأعمال الجدولة الزمنية وضبط مستوى الموارد المعقدة التي مثل Microsoft Project
  •  لا يسمح بتذكيرات السياح مثل نموذج إنجاز المهام «GTD» في Outlook

يستخدم نظام لوحات كانبان «Kanban» بطاقات مرئية للحفاظ على المهام التي تحتاج أن تقوم بها أمام عينيك. إلا أن Trello يستبدل البطاقات على اللوحة المادية بلوحات «كانبان» رقمية تُخزّن سحابياً.

وهو رائع للفرق الموزعة التي تحتاج متابعة ما يتم إنجازه، مع البقاء على اطلاع بما تقوم به الفرق الأخرى.

المصدر: عربي بوست

شاهد أيضاً

عامر درويش.. لاجئ فلسطيني حوّلته إصابته أثناء العمل إلى مخترع

إصابة اللاجئ الفلسطيني عامر درويش (31 عاما) بكسر في يده خلال عمله على الجرافة دفعته …